Как вовремя уходить из офиса, при этом оставаясь продуктивнее всех

18.09.2015 15:56442

У все нас бывают безконечно загруженные рабочие дни. В такой момент иногда находит приступ паники: нам кажется, что вот, все пропало, я не справлюсь, меня уволят… В результате мы быстрее устаем и эмоционально "выматываемся".

Вопрос как быть более продуктивным в офисе интересует многих. Нам тоже интересен и важен ответ на этот вопрос. Поэтому, мы приведем в пример человека, который успешно справляется с этой и многими другими проблемами. Кэл Ньюпорт впечатляет многих людей.  "Почему?" - спросите Вы. Да потому, что он хорошо знает как стать продуктивным.

Вот некоторые факты о Кэле:

1. Он профессор университета в Джорджтауне, поэтому проводит занятия и встречается со студентами.
2. Он делает шесть (и более) рецензируемых академических журнальных статей в год.
3. Он автор четырёх книг, включая прекрасную книгу "So Good They Can’t Ignore You", и работает над пятой.
4. У него есть семья и маленький ребёнок, и он хороший муж и отец.
5. Он ежедневно ведет личный блог с  постами о продуктивности и личной эффективности.

Учитывая всю эту нагрузку, Кэл Ньюпорт  заканчивает работу в 17.30 каждый день  и очень редко работает по выходным.

Нет, у Кэла нету супер-способностей или команды помощников в 15 человек. Из чего следует, что мы можем многому в него поучиться и кардинально изменить свою жизнь. В чем бонус? В результате мы получим как минимум 2-3 свободных часа в день, которые с пользой потратим на себя. Чувствуете вкус?)

Ниже список секретов Кэла о том, как лучше распоряжаться своим временем, перестать лениться и делать больше, ежедневно заканчивая работу в 17.30.

Создавайте план, а не список дел

Список дел сам по себе бесполезен — ведь это только первый шаг. Что вам нужно сделать, это распланировать ваши дела по времени на графике. Зачем? Это поможет вам трезво взглянуть на ваши действительные возможности. Это даст вам возможность решать задачи тогда, когда они этого требуют, а не по номерам в списке. Пока вы не распределите ваши дела по времени на календаре, ваш список дел — просто список желаний.

Вот что думает об этом Кэл:

Планирование сталкивает вас лицом к лицу с реальностью того, сколько действительно у вас есть времени и как много времени займёт решение тех или иных задач. Когда вы видите эту картину целиком, вы можете сделать продуктивным каждый час вашего рабочего дня.

Эксперты сходятся во мнении, что если вы не думаете о том, сколько времени займут ваши дела, как стать продуктивным — вы подписываете себя на провал. Некоторые наверняка сейчас подумают: "Но мою работу часто прерывают", "Дела обваливаются на меня внезапно". Ну и хорошо — учтите это в вашем графике. Он не должен быть идеальным, всё будет меняться. Но вам нужен план, иначе вы просто потеряете время. Хотите перестать прокрастинировать? Планируйте ваши дела.

Кэл говорит по этому поводу:

Распределение задач по временным отрезкам уменьшает возможность прокрастинации. Вы больше не решаете, работать вам или нет в определённый отрезок времени — решение уже сделано.

Вам кажется, что это звучит слишком механически? Неправда. Исследования показали, что стоит планировать даже ваше свободное время: у людей, которые так делают, уровень жизни на порядок выше.

Хорошо, теперь список дел выкинут в мусорный бак и все задачи перемещаются на календарь. Как расставить приоритеты, чтобы не работать всё время?

Пропишите план на неделю

Я думаю, вы согласитесь с тем, что последнее, в чем нуждается наш мир, это в большем количестве непродуманных планов. Вы никогда не выйдите вперёд в этой игре, обращая внимание только на сегодня, не думая о завтрашнем дне. Как можно одновременно писать книги, проводить занятия, встречаться со студентами, писать научные статьи и быть хорошим родителем? Спланируйте ваше неделю.

Вот, что говорит Кэл:

Люди не хотят быть дальновидными в своём планировании. Я же каждый день знаю, что я буду делать в каждый час. Каждую неделю я знаю, что я буду делать каждый день. И каждый месяц я знаю, что я буду делать каждую неделю этого месяца.

Закатываете глаза? Звучит слишком строго? Это проще, чем кажется. Нужен только один час каждого утра понедельника.

Утром каждого понедельника я составляю недельный план. Я проверяю свои входящие сообщения, проверяю список задач, смотрю на календарь событий, и пытаюсь принять наилучшие решения для каждого дня этой недели. Я записываю его в электронное письмо, которое отсылаю на свой же ящик, потому что это то место, в которое я заглядываю по много раз за день.

И он прав. Опыт показывает, что мы тратим наше время более мудро, когда следуем плану.

Возможно, вы думаете, что достаточно запечатлеть ваши недельные обязанности в голове. Это не так. Записанному плану намного легче следовать, как доказывают исследования.

И вот у вас есть чёткий график и недельный план, но он получается слишком переполнен делами. Кэл знает, как решить и эту проблему в том числе.

Лучше сделать меньше, но качественно

Возможно, вы думаете, что на вас слишком много задач, что вы никогда не решите их за такой период времени. И вы можете быть правы. Но опускать руки и работать до 22.00 — не лучшее решение, если вы всерьёз думаете, как стать продуктивным.

Вы берёте на себя больше, чем вам нужно. Делайте меньше работы. Спросите себя: "Что действительно ценно в моей жизни?" После чего, отбросьте всё остальное, на сколько это возможно.

Кэл делиться:

Нас ценят за то, что у нас получается лучше всего. Поэтому, если вы хотите достигнуть максимальных успехов, лучше делайте меньше работы, но делайте её лучше всего. Люди говорят "да" слишком многим вещам. Я чаще говорю "нет". Я бескомпромиссно избегаю задач, которые не составляют для меня большой ценности.

Вам кажется, что вам не хватает времени, но Джон Робинсон, ведущий исследователь в области тайм-менеджмента, не согласен с этим. Мы можем иметь больше свободного времени, чем когда-либо.

Он утверждает, что не смотря на то, что американцам кажется, что они работают больше, чем когда либо — это не так. Его исследования показывают, что количество рабочих часов, как в США, так и по всему миру, снижается последние 40 лет. Он говорит, что у каждого теперь есть больше времени на отдых.

Так что получается? Вам кажется, будто у вас нет времени, из-за того, что оно разбито маленькими неприятными задачами, которые высасывают из вас жизнь. Так что делайте меньше. И делайте это восхитительно.

Ваши планы под контролем и теперь вы делаете меньше. Остаётся один вопрос: как именно вам распорядиться вашим временем?

Заканчивайте работу в 17.30. Исходя их этого стройте план работ на день

Работа заполнит всё время, которое вы позволите. Дайте ей 24/7 и как думаете, что произойдёт? Вам нужны временные рамки, если вы хотите баланса между работой и жизнью. Это также поможет вам работать лучше, потому что рамки вынуждают вас быть более эффективным. Установив дедлайн на 17.30 и затем распределив задачи, вы сможете взять под контроль этот ураган обязанностей. Кэл называет это продуктивностью, взятой в тиски графика.

Исследования говорят, что чувство контроля над вашим графиком предотвращает истощение от работы. Всё, что угодно, что даёт ощущение контроля над ситуацией (неважно, повышает ли это уровень контроля в действительности, или нет), уменьшит количество стрессов.

Итак, вы проработали ваш график, дав каждой задаче определённое время. Но как справиться с долгосрочными проектами?

Сконцентрируйтесь на главном

Не вся работа равноценна. Кэл говорит, что работники умственного дела сталкиваются с двумя фундаментально разными типами работы, мелкой и глубокой:

Мелкая работа — это всякие мелочи, вроде отправки писем, встреч, передачи информации. Задачи, которые не используют ваши таланты. Серьёзная работа использует ваши возможности до предела. Она приносит ценные результаты и улучшает ваши навыки.

В чём проблема? Большинство из нас "тонет в мелководье". Самые занятые люди делают меньше значимой работы, чем те. которые заканчивают работать в 17. Причина того, что они работают днём и ночью, и на выходных в том, что их рабочая жизнь переполнена одними мелочами. Они отвечают на сообщения, переносят информация, и делают множество малоценных вещей, отбирающих много времени.

Ещё никто в истории мира не стал главным директором потому, что ответил на кучу сообщений или сходил на множество встреч. Кэл прав в том, что мелкая работа мешает вам загореться, а глубокая работа — это то, что вдохновляет вас.

Создайте себе отрезки времени, в которые прерывание от дел исключено. Какой лучший первый шаг? Перестаньте проверять e-mail по утрам, первые пару часов рабочего дня. Многим людям даже сложно это представить: "Как я могу этого не делать? Я должен проверить сообщения, чтобы узнать информацию, необходимую для работы".

Вы, удивитесь,поняв, как часто это необязательно. Возможно, вам нужно будет проверить почту, чтобы завершить ваши задачи на 100%. Но вы можете сделать работу на 80% или 90% прежде, чем вы зайдёте на Gmail и взорвёте свой мозг допаминовой взволнованностью и кортизоловой паникой.

Так как нам связать всё это вместе?

Итоги

Пять больших советов от Кэла:

1. Список дел — это зло. Создавайте план.
2. Планируйте ваш день с дедлайном в 17.30.
3. Делайте план на неделю вперёд.
4. Работайте меньше, но делайте эту работу отлично.
5. Меньше занимайтесь мелочами — больше глубокой работой.

Графики и планы — это звучит холодно и серьёзно, но конечный результат будет далёк от этого. Вы будете меньше испытывать стресс, создадите больше времени для друзей и семьи, и сделаете вещи, которыми будете гордиться.

Кэл рассказывает:

Работа в умственной сфере — это такое же ремесло. Разница лишь в том, что бы создаёте информацию, а не полированные доски. Вы генерируете идеи. Вы извлекаете знание из сырого материала и чем больше вы будете относиться к этому, как мастер к своему делу, тем более удовлетворены вы будете, не говоря уже о больших успехах.

Офисы всего мира обойдутся без нескольких механических роботов, которых заменят гордые мастера.

 

Агропортал agrotechnik.com.ua по материалам портала «Украинский Бизнес Ресурс»